Kurumsal e-posta kurulumu nasıl yapılır?

• Bir alan adı (ör. firmaniz.com).
• Posta hizmeti sağlayan bir hosting ya da e-posta servisi.
• Alan adı yönetim paneline erişim bilgisi.
• Kullanıcıların listesi ve hangi adresleri açmak istediğiniz.

Alan adının yönetimi çoğu zaman web sitesini yapan kişide kalır. Giriş bilgilerini bulmak, kurulumun en uzun süren kısmı olabilir.

1. Posta hizmeti sağlayıcı seçilir ve hesap oluşturulur.
2. Alan adının DNS kayıtları (MX, SPF, DKIM gibi) sağlayıcının önerdiği şekilde ayarlanır.
3. Kullanıcı adresleri ve gerekirse ortak adresler açılır.
4. Posta programları ve telefonlar hesaplara bağlanır.
5. Gönderme ve alma testi yapılır.

Gönderdiğiniz e-postalar karşı tarafta spam klasörüne düşüyorsa nedenlerden biri alan adı doğrulama kayıtlarının eksik veya hatalı olmasıdır. SPF, DKIM ve DMARC adı verilen kayıtlar, e-postanın gerçekten sizden geldiğini kanıtlamaya yarar. Bunların doğru kurulması gönderilen postaların ulaşma ihtimalini artırabilir, ama sonucu garanti etmez; alıcı tarafın filtreleri de etkilidir.

• Her hesap için güçlü ve benzersiz bir parola kullanın.
• Mümkünse iki adımlı doğrulama açın.
• Bilmediğiniz göndericilerden gelen bağlantılara tıklamayın.
• Çalışan işten ayrıldığında hesabı kapatın veya devredin.
• Posta kutusunun yedeğini düşünün; bulutta olması yedek olduğu anlamına gelmez.

Hesap bilgileri sağlayıcıya göre değişir ama genelde kullanıcı adı, parola, gelen ve giden sunucu adı ile bağlantı portları gerekir. Yanlış bir port ya da yanlış güvenlik ayarı "gönderemiyorum" hatasının sık nedenidir. Bu bilgileri toplu bir listeyle hazırlarsanız yeni çalışanın bilgisayarını toplu kurulum sırasında da hızlıca bağlayabiliriz.

Genellikle mümkündür, ancak yöntem eski ve yeni sağlayıcıya bağlıdır. Taşıma sırasında eski hesap, yeni hesap tam çalışıp doğrulanmadan kapatılmamalıdır. Önce bir yedek alınır, sonra taşıma yapılır. Büyük arşivlerde bu işlem zaman alabilir; süre sözü vermiyoruz.

Kuruluma başlamadan önce şu bilgileri bir araya getirmek, işi çok hızlandırır:

1. Alan adının nerede kayıtlı olduğu ve yönetim paneli girişi.
2. Açılacak adreslerin listesi: kişisel adresler ve ortak adresler (bilgi@, destek@ gibi).
3. Ortak adreslerde kimlerin postayı göreceği.
4. Eski e-posta adreslerinin ve içeriklerinin ne olacağı.
5. Çalışanların kullandığı cihazlar: bilgisayar, telefon, tablet.

Ortak adreslerin tek bir kişiye bağlı kalmaması önemlidir. O kişi işten ayrıldığında ya da izne çıktığında müşteri postaları kimsenin görmediği bir kutuda kalabilir.

Tutanakla alım

Kurye cihazı alırken RAM, SSD ve ekran kartı gibi parçaları seri numarasıyla yazar ve fotoğraflar; tutanağın bir kopyası sizde kalır. Ofis işlerinde yapılanlar yazılı raporla teslim edilir.

Önce yazılı tutar, sonra iş

Arıza ölçüldükten ya da keşif yapıldıktan sonra yapılacak iş ve tutar yazılı gelir. Onaylamazsanız iş yapılmaz; cihaz ücret ödemeden geri döner.

Dosyalarınıza bakılmaz

Donanım işlerinde depolama birimine gerekmedikçe dokunulmaz. Diski çıkarıp cihazı disksiz gönderebilirsiniz; şirket cihazında BitLocker anahtarı BT sorumlusunda kalır.

90 gün yazılı garanti

Yapılan işlem ve değiştirilen parça 3 ay garanti kapsamındadır. Aynı arıza bu sürede yinelenirse cihaz yeniden incelenir; veri kurtarmada dosya sonucu garanti edilmez.

• İki adımlı doğrulama kurulumuE-posta ve yönetim hesaplarında ikinci doğrulama adımı, yedek kodlar.
• Ofis bilgisayarları toplu kurulumBirden fazla bilgisayarı aynı düzende, çalışmaya hazır biçimde kurmak.
• Antivirüs ve uç nokta güvenliğiOfis bilgisayarlarında antivirüs, fidye yazılımı riski ve bulaşma şüphesinde ilk adımlar.
• Ofis IT destek hizmetiBilgisayar, yazıcı, ağ ve e-posta işlerinde küçük işletmeler için tek muhatap.
• Küçük ofis BT altyapısıYeni ya da büyüyen küçük ofis için bilgisayar, ağ, yedek ve güvenlik yol haritası.
• Yedekleme planlama ve veri kaybıNeyi, nereye, ne sıklıkla yedeklemeli? Veri kaybından önce plan yapmak.

Daha fazlası için Kurumsal BT rehberine dönebilirsiniz.